Webサイトの重要性を理解し、ようやく担当者を置いて運用を軌道に乗せた矢先…その担当者が突然の退職。ドメインやサーバーのID・パスワードが分からない、更新方法が誰にも引き継がれていない、サイトにエラーが出ても対処できない――。
これは多くの中小企業で起こっている悪夢で、実際に当社に相談に来られた企業でもありました。たった一人の退職や休職で、会社の「顔」であるWebサイトが機能不全に陥る「属人化」のリスク。
なぜこのような事態が起こるのでしょうか？ そして、どうすれば大切なホームページという資産を、特定の個人に依存することなく、安定的かつ継続的に成長させていけるのでしょうか？
Webサイト運用の属人化がもたらす深刻なリスクと、その根本的な解決策について、Webのプロがお話しします。
なぜ危険？Webサイト運用の「属人化」がもたらす3つの深刻なリスク
「うちは担当者が頑張ってくれているから大丈夫」と思っていませんか？ どんなに優秀な担当者でも、一人の人間に運用を任せきりにすることは、常に以下のようなリスクを抱えていることになります。
リスク1：担当者の退職・休職でサイトが完全停止（塩漬け状態）
- 更新が止まる: 新着情報やブログが更新されなくなり、訪問者に「活動していない会社」という印象を与える。
- 引き継ぎ不能: サーバー情報、ドメイン管理情報、各種ツールのID/パスワードなどが分からなくなり、誰もサイトを触れない状態に。最悪の場合、サイトが表示されなくなることも。
- 機会損失: 本来得られるはずだった問い合わせや売上を失い続ける。
リスク2：セキュリティの脆弱性
- アップデートの放置： WordPressなどのCMSやプラグインの更新が止まり、ハッキングやウイルス感染のリスクが急増。
- 個人情報漏洩： サイトが改ざんされたり、お問い合わせフォームから個人情報が漏洩したりする危険性。企業の信頼を根底から揺るがす事態に。
リスク3：ノウハウが社内に蓄積されない
- ブラックボックス化： 担当者が行っていたアクセス解析や改善施策の内容が誰にも共有されず、ノウハウが個人の頭の中にしか残らない。
- 成長の停滞： 担当者がいなくなると、サイトの成長戦略もゼロからの再スタートに。継続的な改善が不可能になる。
属人化を防ぐために、今すぐ構築すべきWebサイト運用体制とは？
では、どうすればこれらのリスクを回避できるのでしょうか？ 答えは、「特定の個人」ではなく「仕組み」でサイトを運用する体制を築くことです。そのための具体的な方法を2つのステップでご紹介します。
ステップ1：情報の共有とドキュメント化を徹底する
まずは社内でできることから始めましょう。
- ID/パスワード管理： サーバー、ドメイン、CMS、Google Analyticsなどのアカウント情報を、安全な方法（パスワード管理ツールなど）で複数人がアクセスできるように管理する。
- マニュアル作成： 簡単な更新作業（お知らせ投稿など）の手順をマニュアル化し、誰でも最低限の更新ができるようにしておく。
- 定期的な情報共有： 担当者が行っている施策やアクセス状況を、月次ミーティングなどで関係者に共有する場を設ける。
ステップ2：専門知識が必要な業務は外部パートナーに任せる
サーバー保守、セキュリティ対策、専門的な分析や改善提案など、高度な知識が求められる業務は、無理に内製化せずプロに任せるのが最も確実で効率的です。
社内の担当者と外部パートナーがチームを組むことで、それぞれの得意分野を活かせます。社内担当者は事業の深い理解を、外部パートナーはWebの専門知識を提供し、相乗効果を生むことができます。
外部パートナーとの連携がもたらす3つの大きなメリット
外部への依頼は「コスト」とみなされがちですが、社内担当者にすべて任せる場合はそのぶんの人件費がかかりますし、社内担当者のWeb知識・ノウハウのレベルがどうなのか、また退職・休職のリスクもあります。外部パートナーへの依頼は未来への「投資」であり、事業成長を加速させる賢い選択です。
メリット1：安定性と継続性の確保
専門家チームが運用を担当するため、社内の担当者が変わってもサイト運用が止まることはありません。常に安定したサイト運営が可能になります。
メリット2：最新の専門知識とノウハウの活用
常に変化するWeb業界の最新トレンドやセキュリティ情報をキャッチアップしているプロの知見を、自社のサイトに活かすことができます。
メリット3：社内担当者がコア業務に集中できる
専門的な運用業務をプロに任せることで、社内の担当者は本来注力すべき商品企画や顧客対応、コンテンツの中身の考案といったコア業務に集中できます。
まとめ：属人化リスクから解放され、攻めのWebサイト運用へ
Webサイトは、もはや「詳しい一人の社員」が片手間で管理できるものではありません。会社の重要な経営資産として、組織的かつ戦略的に運用していくべきものです。
もし今、Webサイトの運用を特定の担当者に任せきりになっているのであれば、それは大きな経営リスクを抱えているのと同じです。
私たちtekstは、お客さまのWeb運用チームの一員として、サイトの安定稼働から戦略的な改善までをサポートする「Web運用サポートプラン」をご用意しています。属人化のリスクから解放され、安心して事業成長に集中できる体制を、私たちと一緒に作りませんか？お気軽にご相談ください。